1. El Proceso Administrativo
2. CONTROL 1. INTRODUCCION El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
3. Definición de control El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser Como la función administrativa que hace parte del procesonentendida: administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
4. Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, comon determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación.
5. Como la función restrictiva de un sistema para mantener a losn participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición. ¿Don de ¿Que Inicia decis También hay otras connotaciones para la palabra mos? ión tomo control: ? Ejercer autoridadüComparar con un patrón; üRegular; üComprobar o verificar; ü Frenar o impedir.üsobre alguien (dirigir o mandar);
6. IMPORTANCIA DEL CONTROL Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control Producir ciclosq Enfrentar el cambio q Crear mejor calidad qse emplea para: Facilitar la delegación y el trabajo en equipoq Agregar valor qmás rápidos
7. BASES DEL CONTROL Podríamos decir que el control se basa en la consecución Mejorar.üEvaluar. üHacer. üPlanear y organizar. üde las siguientes actividades: Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y El hacer es poner en prácticanorganización para fijar qué debe hacerse y cómo. el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos.
8. El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de lan La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolveránninformación las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
9. PASOS DEL PROCESO DE CONTROL El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa\". En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
10. Medir losn Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. n Retroalimentación Tomar medidas correctivos . resultados.
11. Equilibrio: A cada grupo de delegación conferidonPrincipios de control debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la De la oportunidad: Elnautoridad se delega y la responsabilidad se comparte. control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
12. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de losn De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que senobjetivos. Denpresenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente. la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
13. De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a lasn actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, Dendelimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora
14. Tipos de Control Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración” PRELIMINAR CONCURRENTE RETROALIMENTACIÒN
15. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de quen principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
16. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase den la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.
17. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso§ de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
18. nÁreas del control Las principales áreas de control en la empresa son: Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:
19. Controlü Control de costos ü Control de calidad ü Control de producción ü Control de operacionesü Control de inventarios üde los tiempos de producción Control de desperdiciosü Control de mantenimiento y conservación üProductivos
20. Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender on ü Control de ventas ücomercializar los productos o servicios producidos. Área financiera: Es el área de la§ Control de Costos üControl de propaganda empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:
21. Área de recursos humanos: Es el§Control de costos üControl presupuestario ü área que administra al personal, los principales controles que se aplican son Control de vacacionesüControles de asistencia y retrasos ülos que siguen: Control de salariosü
22. Técnicas para el control Entre las diferentes técnicas de control se pueden Reportes,ü Presupuestos ü Auditoria ü Contabilidad ümencionar las siguientes: ü Computarizados ü Archivos (memorias de expedientes) ü Formas üinformes Proceso, procedimientos, Gannt, etc.ü Gráficas y diagramas üMecanizados
23. Estudioü Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. ü ü Redes ü Métodos cuantitativos üde métodos, tiempos y movimientos, etc. Cálculosü Estadística ü Investigación de operaciones üModelos matemáticos probabilísticas
24. Informes de control que seq Reportes e informes: Se clasifican en n utilizan para el control directo de las operaciones. Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. ü Concentración sobre las acepciones üPara diseñar un informe se considera: Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisualesüClaridad y concisión Frecuencia de losü Equilibrio entre la uniformada y la variedad üy verbales Evaluación de la informaciónüreportes
25. Principios generales de la administraciónq Administración por objetivos § por objetivos: La administración por objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofía de la administración, que consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estándares que deben establecerse.
26. El requisito básico s que exista unü Descripción general del sistema n Ordinariamente deben operarüpleno apoyo de la dirección o gerencia general. Se requiere como primer paso identificar las metas generales de laüpor años. empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario convertir los Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en losüobjetivos en estándares. Debe pedirseüplanes generales, y sobre todo en la organización de la empresa. El jefeüa cada jefe interior, que fije sus propios estándares u objetivos. superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo están haciendo también sus subordinados.
27. Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido señalado.ü Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estándares, no habrá Las decisiones adoptadas en estas juntas, pueden crear,modificar oüproblemas. Duranteüajustar los objetivos generales, lo que constituye retroalimentación. el desarrollo de los programas en el año, debe revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado. Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada, podrá ocurrir queü algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien, que se Finalmente la revisión permitirá prepararüpuedan aumentar otras o ampliarlas. los nuevos estándares para el siguiente período.
28. Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importanntes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de Las técnicas denellas implica para este efecto las cartas o gráficas. trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, entre otros.
29. Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revión Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada.
30. La técnica CPM: CPM(Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica) esn prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas,con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible.
31. La técnica RAMPS: Resource Allocation and Multi Project Schedulling:§ Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia.
32. AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas.
33. Auditorias externas: Es un proceso de verificación que implica laq evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y exactos. Auditorias internas: Son La auditoria es realizada por personal contable. realizadas por miembros d la organización. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros.
34. Cacería de brujas: el sistema se encaminaüFallas en el proceso de control üa la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hayünegativamente. Nostalgia: el sistemaüdemasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso. pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.